Personvernerklæring

1. Hvem vi er

Bilagsagenten driftes av ARTI Consult AS (org.nr. 929 098 609), med forretningsadresse C. Sundts gate 55, 5004 Bergen. Vi er behandlingsansvarlig for personopplysningene som samles inn gjennom tjenesten.

Kontakt: kontakt@articonsult.no

2. Hvilke personopplysninger vi behandler

For å levere tjenesten behandler vi følgende:

• Identifikasjon: navn og e-postadresse, og eventuelt et brukerprofilbilde fra Google eller Microsoft hvis du logger inn med disse.
• Bilagsinformasjon: innhold av fakturaer og kvitteringer du sender til tjenesten — herunder leverandørnavn, org.nr, beløp, MVA-detaljer, KID/fakturanummer og PDF-vedlegg.
• E-post: innhold av e-poster og vedlegg som videresendes til din unike bilag-adresse, eller som hentes via Gmail/Outlook-integrasjon hvis du har koblet inboksen din.
• Regnskapskobling: tokens og selskaps-ID for ditt Tripletex- (eller tilsvarende) regnskapssystem.
• Kommunikasjon: meldinger sendt mellom deg og agenten (e-post, Telegram), inkludert spørsmål og svar om kategorisering.
• Logger og bruksdata: tidspunkt for innlogging, IP-adresse, klikkflyt internt i appen, og hvilke avgjørelser AI-en har tatt.

3. Formål og rettslig grunnlag

Vi behandler opplysningene for å levere tjenesten du har bedt om (GDPR art. 6 nr. 1 b — avtale), og for å oppfylle rettslige forpliktelser etter bokføringsloven (GDPR art. 6 nr. 1 c). Anonymiserte tall om tjenestens ytelse brukes i berettiget interesse for produktforbedring (art. 6 nr. 1 f).

4. Automatiserte beslutninger og AI

Bilagsagenten bruker AI (Anthropic Claude) til å klassifisere og kategorisere bilag. Dette er en delvis automatisert behandling:

• AI-en foreslår kontoføring, MVA-kode og leverandør-oppslag.
• Du har endelig kontroll og må aktivt godkjenne (eller la regelen "auto-godkjenn" stå på) før noe sendes til regnskapet.
• Du kan når som helst be om manuell håndtering ved å sette tillitsnivå til "alltid spør" i innstillinger.

5. Underleverandører (databehandlere)

Vi bruker følgende databehandlere som er bundet av databehandleravtaler:

Overføring til USA skjer under EU Standard Contractual Clauses (SCC) eller EU-US Data Privacy Framework. Vi krever at alle underleverandører oppfyller GDPR-nivå sikkerhet.

6. Hvor lenge vi lagrer

• Bilag og bokføringsdata: lagres i 5 år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13.
• Konto- og brukerdata: så lenge kontoen er aktiv. Slettes innen 90 dager etter oppsigelse, med unntak av data som må beholdes etter bokføringsloven.
• OAuth-tokens (Gmail/Outlook/Tripletex): krypteres og slettes når du fjerner integrasjonen eller sier opp kontoen.
• Logger: 90 dager.

7. Sikkerhet

• All trafikk er kryptert med TLS 1.2 eller nyere.
• OAuth-tokens og andre sensitive verdier krypteres på lagring med Fernet/AES-128.
• Rad-nivå sikkerhet (RLS) på databasen som ekstra forsvarslag.
• Tilgang til produksjonsdata er begrenset til ARTI Consult-eiere og logges.

8. Dine rettigheter

Du har rett til å:

• Få innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg
• Få rettet feil eller mangelfulle opplysninger
• Få slettet opplysninger ("rett til å bli glemt")
• Få utlevert opplysningene dine i et maskinlesbart format
• Motsette deg behandling for berettigede interesser
• Trekke tilbake samtykke der det er gitt

Send forespørselen til kontakt@articonsult.no. Vi svarer innen 30 dager.

Hvis du mener vi behandler dine opplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.

9. Informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker kun strengt nødvendige cookies for å holde deg innlogget (én session-cookie). Vi bruker ikke sporingsinformasjonskapsler eller markedsføringsinformasjonskapsler.

10. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen. Ved vesentlige endringer varsler vi deg på e-post minst 30 dager før endringen trer i kraft.